采购管理文件-交期管理制度
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采购订单管理制度
编号： 版号：2 修改状态：
编制： 审核： 批准： 生效日期：
日期： 日期： 日期： 共11 页
第一章 总则
第1条、流程目的：
规范采购订单跟踪工作，随后掌握订单状况，确保采购物资的按时到位
第2条、适用范围：
本流程适用于各类采购订单的全程跟踪工作
第3条、职责划分：
1.采购经理负责采购交期管理目标的设定、采购作业期限的确定以及相关文件的审批
2.采购跟单员具体执行订单跟催、收集逾期原因资料、提供逾期处理建议等
第4条、流程说明：
1.明确交期构成要件，从采购的各环节入手控制采购交期
2.规范采购订单跟催工作，既要保证订单按时完成，又要注意方式方法与沟通技巧避免影响企业形象
3.跟单员应根据采购物资特点、订单交货要求等，从下订单开始对订单的进展进行跟踪，包括订单处理前监管、过程跟踪、在途物
资追踪掌握订单状态，发现异常及时处理，确保订单顺利完成
第二章 采购交期相关说明
第5条、工作任务及工作标准：
1.编制采购订单:采购专员及时编制采购订单，明确采购所需的细节信息，如物资名称、规格、数量、质量标准、价格、交期、交
货方式、支付条款、保险条款等；采购订单编制完成提交采购部经理审核，若是大宗或特殊物资的采购订单需由经理审核后提交
总经理审批;
2.下订单：采购订单经审核通过后，采购专员及时发送至供应商处，供应商接收订单并及时发回订单回执；
3.订单执行前监管：采购专员应及时了解供应商接收及签订订单回执的情况，若其拒单，采购部则应另选供应商，或与拒单供应商
协商解决拒签适宜；若供应商及时签返订单回执则进入订单状态跟踪环节；
4.跟催订单：在订单执行过程中，采购跟单员应通过电话等方式及时与供应商进行沟通，了解其备货进展，若发现异常情况及时采
取措施，避免交期延迟；若是重要采购物资，除要求供应商按时报送订单备货进度表外，还应前往供应商处实地查证，以保证按
时交货
5.催货：若供应商有逾期交货的可能或者交期在合同规定范围内，采购跟单员应积极与供应商沟通，并通过适当方式催货，同时收
集交货延误原因的相关信息资料，呈报采购进度控制主管
6.指定逾期处理方法：采购进度控制主管根据资料、市场状况等分析采购订单延误原因并提出逾期处理办法，上报领导审批后执行。
涉及供应商的，跟单员要及时将相关内容通知供应商
7.在途物资追踪：供应商完成订单物资生产，在规定时间内发货并发出接货通知，跟单员根据厂家提供的物料单号对在途物资进行
跟踪。
8.供应商交期考核：每次采购订单处理完成后，采购进度控制主管应及时对交期控制工作进行考核。若供应商出现交期延迟情况，
采购人员应及时分析原因并根据原因制定交期改善方案，以降低企业损失，维护企业利益
第 6 条、明确交期异常对企业的影响
6.1.交期延迟造成的不良的影响
（1）导致制造部门断料，从而影响效率。
（2）由于物料交期延迟，间接导致成品交期延迟
（3）由于效率受影响，需要增加工作时间，导致制造费用的增加
（4）由于物料交期延误，采取替代品导致成本增加或品质降低
（5）交期延误，导致客户减少或取消订单，从而导致采购物料的囤积和其他损失
（6）交期延误，导致采购、运输、检验的成本增加
（7）断料频繁，易导致互相配合的各部门人员士气受挫。
6.2 交期提前太多的影响
（1）导致库存成本之增加
（2）导致流动资金周转率下降
（3）允许交期提前，导致供应商优先生产高单价物料而忽略低单价物料
（4）由于交期经常提前，导致库存囤积、空间不足
（5）交期提前频繁，使供应商对交期的管理松懈，导致下次的延误
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采购订单管理制度编号：版号：2修改状态：编制：审核：批准：生效日期：日期：日期：日期：共11页第一章总则第1条、流程目的：规范采购订单跟踪工作，随后掌握订单状况，确保采购物资的按时到位第2条、适用范围：本流程适用于各类采购订单的全程跟踪工作第3条、职责划分：1.采购经理负责采购交期管理目标的设定、采购作业期限的确定以及相关文件的审批2.采购跟单员具体执行订单跟催、收集逾期原因资料、提供逾期处理建议等第4条、流程说明：1.明确交期构成要件，从采购的各环节入手控制采购交期2.规范采购订单跟催工作，既要保证订单按时完成，又要注意方式方法与沟通技巧避免影响企业形象3.跟单员应根据采购物资特点、订单交货...
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作者：小智
分类：采购管理
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时间：2024-12-24
